應用OoN實現大慶石油管理局辦公自動化
摘要:本文針對大慶石油管理局的實際工作情況，介紹了大慶油田長垣軟件公司自主開發的辦公自動化軟件OoN（OFFICE ON NET）在實際工作中的應用情況。該系統的建設標志著油田辦公室工作繼普遍采用微機辦公后，由傳統的企業辦公方式向辦公自動化的現代企業辦公方式邁出了重要的一步。
關鍵詞:辦公自動化 公文流轉系統 推廣應用
一、引言
現代辦公與管理需要許多人協同工作，各部門之間要求進行信息的交流。大慶石油管理局是全國最大的石油工業企業，上與中國石油天然氣集團、黑龍江省、大慶市政府聯系，下與局機關各處室、各二級單位聯系，輸入輸出信息量大。為了實現管理與辦公自動化， 根據管理局辦公系統的實際情況，在需求分析、總體設計、原型系統建立的基礎上研制開發了基于公文處理的一系列辦公自動化軟件。這些軟件具有良好的實用性、可操作性、可維護性和安全性，客戶端應用界面簡單、使用方便。該系統經過近一年的使用，已取得了較為顯著的效果。
二、辦公自動化系統的建設基礎
1、網絡基礎
九八年通過網絡改造工程和網絡建設將凡屬局機關的外圍單位全部連入局域網，石油管理局機關局域網全面建成；通過局域網新建、擴建項目，二級單位全部建立了局域網；和石油天然氣集團公司建立了專線連接。由于網絡設施的配套完善，保證了辦公自動化系統的正常實施。
2、完善的管理體系
局辦公室系統有一套完整的管理體系，分工明確，嚴格執行文件收發制度。從局機關到二級單位辦公室有一套完整的工作流程，從文件提交到歸檔登記都有一套詳細的規章制度，保證了辦公自動化的正常實施，為辦公自動化的建設提供了良好的環境。
3、業務精湛的開發隊伍
有一批以大慶油田長垣軟件公司為核心的業務熟練、經驗豐富的軟件開發隊伍。能虛心和具體應用人員結合，共同探討辦公自動化實施方案，自主開發出OON（OFFICE ON NET）辦公自動化軟件，并不斷完善和總結，結合油田的實際情況，建立了基于公文處理的一系列辦公自動化體系，為辦公自動化系統的順利實施打下了堅實的基礎。
三、OoN簡介
企業之聲網上消息系統,簡稱OoN,是一種基于WWW的企業消息包括通知、行政文件、會議紀要、討論公告等等)發布與管理系統。其易于使用和維護的優點也將大大減少企業在信息管理上的投資。
1、OoN主要功能
1) 消息的發布、閱讀、修改與刪除。
2) 消息存活期。可以設置消息存活期,過期消息被自動清除。
3) 通知。高于一定級別的用戶可以發布行政通知；普通用戶可以發布私人公告。
4) 留言與備忘。不必擔心消息的保密性，OoN完善的權限管理機制可以充分保障用戶的私有權利。
5) 行政文件管理與公文審批流轉。
6) 匿名身份。允許匿名身份登錄。
7)系統管理。管理員可以方便地創建、注銷、修改用戶及其權限。信息員可以全面地管理企業內部的除用戶私有信息之外的所有消息，并維護企業公文。
2、OoN主要特點
基于WWW的瀏覽器/服務器結構客戶端無須安裝任何特殊軟件，維護方便，可移植性好，運行效率高；切合企業實際情況，內容豐富，欄目設置合理；完備的安全管理機制。各層次用戶均可放心使用；用戶界面美觀友好，普通人員可方便使用；網上工作流機制提高辦公效率，工作流設置簡單適用，易于掌握。
四、辦公自動化系統實現的主要功能
1、公文下發子系統
該系統采用文檔數據庫+WWW技術，此系統不僅能夠對文檔、圖形、圖像、聲音等數據進行管理，而且能夠為用戶構筑公文信息網絡/Intranet框架。該系統有面向打字員的公文錄入及提交功能；有對下發公文的接收狀態進行動態監視的功能；有接收公文單位在接收公文時必須簽名，方可打印完整公文的功能。此外，該系統還具有在大慶石油管理局廣域網上發布公文和對公文全文檢索的功能。
2、通知下發子系統
針對大慶石油管理局機關和下屬二級單位的工作特點開發完成的局辦公室通知子系統實現了局內辦公通知的電子化。系統支持通知的起草、發送、郵遞路由跟蹤、通知簽名接收、通知接收狀態實時反饋、電子簽名、下發通知歸檔等功能。通知子系統主要是突出下發快速、反饋及時。
3、公文發布子系統
用戶創建、編輯和保存文檔是通過在數據庫中設計按鈕、表單和視圖來實現的。為了幫助用戶快速、簡便地查找感興趣的文檔，建立了允許在單個視圖和多個數據庫中進行文本搜索的站點，用戶可以單擊“搜索”鏈接或按鈕，在表單中輸入標準，然后提交，返回一個匹配標準的文檔鏈接的文檔列表。
目前在Web上發布的有慶局發文件、慶局辦發文件、會議紀要、催辦情況、局大事記等12項信息，用戶可通過大慶石油管理局企業網首頁瀏覽局大事記信息，通過管理局文件或辦公室首頁查閱辦公室各部門的公共信息和公文信息。公文信息按照不同的等級實現了公開、領導傳閱和領導專閱等安全設置。不同身份的人獲得的瀏覽信息不同。
4、公文審批子系統
公文審批子系統是面向領導服務的辦公事務處理系統。它包括兩部分：上級下發文的傳閱和下級上呈文件的審批。該系統實現以大慶石油管理局文件批辦單為流轉“文檔”，建立了以文書科為流轉控制中心的面向局領導辦公的辦公事務處理系統。在下級上呈文件審批過程中，采用了手寫板技術。
辦公自動化系統的使用將繁瑣的人工勞動發展到基于網絡的規范高效的自動化辦公，減輕了工作人員的勞動強度，提高了辦公效率。會議通知功能的實現使得各單位之間的溝通更加快捷而簡便，消除了以往發通知時間長，煩瑣，效率不高的狀況。全局行政公文的下發以前要幾個人來打印、分裝、分發，平均一個文件要24小時以上才能發送出去，現在只要十分鐘就可發送完成 。接收公文的單位也需幾分鐘就可接收到公文，大大提高了公文下發的準確性和及時性，提高了工作效率。該系統的建設標志著油田辦公室工作繼普遍采用微機辦公后，由傳統的企業辦公方式向辦公自動化的現代企業辦公方式又邁出了重要的一步；也是油田行政辦公系統滿足企業長遠發展需要，提高決策咨詢水平，樹立現代辦公形象的一項重要舉措。對提高辦公效率和工作質量，推動信息資源綜合利用水平，進而保證企業決策的準確性、科學性都必將產生積極的促進作用。
五、在辦公自動化實施過程中的幾點認識
在全局辦公自動化實施過程中，全局上下對如何搞好辦公自動化進行了許多有益的探索和實踐，形成了一些共識。
1、首先要堅持效益原則
根據大慶石油管理局二級單位比較分散，應用人員水平參差不齊，重視程度不同，決定基于www技術開發網上辦公自動化軟件（OoN），該軟件基于Brower/Server模式，真正實現了辦公系統零客戶端的愿望，聯網用戶只要正常配備有瀏覽器即可登錄使用該系統，無需再安裝任何附加軟件，業務人員易學易用。這樣節省了大量購買軟件的費用，節約了資金，同時減少了客戶端安裝、調試、維護、培訓時間，提高了效益，因此得到業務人員的支持，使該系統得到迅速推廣應用。
2、重視與業務部門的結合，以具體業務人員為“主角”
辦公自動化系統應用的主體是行政人員，因此局辦公室一路的同志唱“主角“，領導親自督戰，適時地行政干預，保證了系統順利建成和正常運行。并做好協調和組織工作，利用各種方式宣傳辦公自動化系統運行后將給企業和單位帶來的效益，然后又通過行政命令方式下發文件對應用人員和設備做了規定，使之有據可依。
3、完善安全措施
組織各方面專家對網上辦公系統進行安全認定，不斷從技術上完善安全措施，根據在同一網段內無法同時出現兩臺IP地址相同的計算機及MAC號全世界唯一的事實，設計了基于IP驗證，MAC驗證和用戶口令驗證的嚴格的安全體系，并制定了詳細的安全制度，通過安全控制技術的實現和安全管理制度的制定建立了可靠的安全機制，來保證該系統的安全運行。
4、充分發揮好基層各單位信息中心的作用
在推廣局辦公自動化系統之前，首先對各單位的信息中心技術人員進行培訓，使之成為技術骨干，然后由他們去協助具體應用人員掌握這套系統，取得了事半功倍的效果。
關鍵詞:辦公自動化 公文流轉系統 推廣應用
一、引言
現代辦公與管理需要許多人協同工作，各部門之間要求進行信息的交流。大慶石油管理局是全國最大的石油工業企業，上與中國石油天然氣集團、黑龍江省、大慶市政府聯系，下與局機關各處室、各二級單位聯系，輸入輸出信息量大。為了實現管理與辦公自動化， 根據管理局辦公系統的實際情況，在需求分析、總體設計、原型系統建立的基礎上研制開發了基于公文處理的一系列辦公自動化軟件。這些軟件具有良好的實用性、可操作性、可維護性和安全性，客戶端應用界面簡單、使用方便。該系統經過近一年的使用，已取得了較為顯著的效果。
二、辦公自動化系統的建設基礎
1、網絡基礎
九八年通過網絡改造工程和網絡建設將凡屬局機關的外圍單位全部連入局域網，石油管理局機關局域網全面建成；通過局域網新建、擴建項目，二級單位全部建立了局域網；和石油天然氣集團公司建立了專線連接。由于網絡設施的配套完善，保證了辦公自動化系統的正常實施。
2、完善的管理體系
局辦公室系統有一套完整的管理體系，分工明確，嚴格執行文件收發制度。從局機關到二級單位辦公室有一套完整的工作流程，從文件提交到歸檔登記都有一套詳細的規章制度，保證了辦公自動化的正常實施，為辦公自動化的建設提供了良好的環境。
3、業務精湛的開發隊伍
有一批以大慶油田長垣軟件公司為核心的業務熟練、經驗豐富的軟件開發隊伍。能虛心和具體應用人員結合，共同探討辦公自動化實施方案，自主開發出OON（OFFICE ON NET）辦公自動化軟件，并不斷完善和總結，結合油田的實際情況，建立了基于公文處理的一系列辦公自動化體系，為辦公自動化系統的順利實施打下了堅實的基礎。
三、OoN簡介
企業之聲網上消息系統,簡稱OoN,是一種基于WWW的企業消息包括通知、行政文件、會議紀要、討論公告等等)發布與管理系統。其易于使用和維護的優點也將大大減少企業在信息管理上的投資。
1、OoN主要功能
1) 消息的發布、閱讀、修改與刪除。
2) 消息存活期。可以設置消息存活期,過期消息被自動清除。
3) 通知。高于一定級別的用戶可以發布行政通知；普通用戶可以發布私人公告。
4) 留言與備忘。不必擔心消息的保密性，OoN完善的權限管理機制可以充分保障用戶的私有權利。
5) 行政文件管理與公文審批流轉。
6) 匿名身份。允許匿名身份登錄。
7)系統管理。管理員可以方便地創建、注銷、修改用戶及其權限。信息員可以全面地管理企業內部的除用戶私有信息之外的所有消息，并維護企業公文。
2、OoN主要特點
基于WWW的瀏覽器/服務器結構客戶端無須安裝任何特殊軟件，維護方便，可移植性好，運行效率高；切合企業實際情況，內容豐富，欄目設置合理；完備的安全管理機制。各層次用戶均可放心使用；用戶界面美觀友好，普通人員可方便使用；網上工作流機制提高辦公效率，工作流設置簡單適用，易于掌握。
四、辦公自動化系統實現的主要功能
1、公文下發子系統
該系統采用文檔數據庫+WWW技術，此系統不僅能夠對文檔、圖形、圖像、聲音等數據進行管理，而且能夠為用戶構筑公文信息網絡/Intranet框架。該系統有面向打字員的公文錄入及提交功能；有對下發公文的接收狀態進行動態監視的功能；有接收公文單位在接收公文時必須簽名，方可打印完整公文的功能。此外，該系統還具有在大慶石油管理局廣域網上發布公文和對公文全文檢索的功能。
2、通知下發子系統
針對大慶石油管理局機關和下屬二級單位的工作特點開發完成的局辦公室通知子系統實現了局內辦公通知的電子化。系統支持通知的起草、發送、郵遞路由跟蹤、通知簽名接收、通知接收狀態實時反饋、電子簽名、下發通知歸檔等功能。通知子系統主要是突出下發快速、反饋及時。
3、公文發布子系統
用戶創建、編輯和保存文檔是通過在數據庫中設計按鈕、表單和視圖來實現的。為了幫助用戶快速、簡便地查找感興趣的文檔，建立了允許在單個視圖和多個數據庫中進行文本搜索的站點，用戶可以單擊“搜索”鏈接或按鈕，在表單中輸入標準，然后提交，返回一個匹配標準的文檔鏈接的文檔列表。
目前在Web上發布的有慶局發文件、慶局辦發文件、會議紀要、催辦情況、局大事記等12項信息，用戶可通過大慶石油管理局企業網首頁瀏覽局大事記信息，通過管理局文件或辦公室首頁查閱辦公室各部門的公共信息和公文信息。公文信息按照不同的等級實現了公開、領導傳閱和領導專閱等安全設置。不同身份的人獲得的瀏覽信息不同。
4、公文審批子系統
公文審批子系統是面向領導服務的辦公事務處理系統。它包括兩部分：上級下發文的傳閱和下級上呈文件的審批。該系統實現以大慶石油管理局文件批辦單為流轉“文檔”，建立了以文書科為流轉控制中心的面向局領導辦公的辦公事務處理系統。在下級上呈文件審批過程中，采用了手寫板技術。
辦公自動化系統的使用將繁瑣的人工勞動發展到基于網絡的規范高效的自動化辦公，減輕了工作人員的勞動強度，提高了辦公效率。會議通知功能的實現使得各單位之間的溝通更加快捷而簡便，消除了以往發通知時間長，煩瑣，效率不高的狀況。全局行政公文的下發以前要幾個人來打印、分裝、分發，平均一個文件要24小時以上才能發送出去，現在只要十分鐘就可發送完成 。接收公文的單位也需幾分鐘就可接收到公文，大大提高了公文下發的準確性和及時性，提高了工作效率。該系統的建設標志著油田辦公室工作繼普遍采用微機辦公后，由傳統的企業辦公方式向辦公自動化的現代企業辦公方式又邁出了重要的一步；也是油田行政辦公系統滿足企業長遠發展需要，提高決策咨詢水平，樹立現代辦公形象的一項重要舉措。對提高辦公效率和工作質量，推動信息資源綜合利用水平，進而保證企業決策的準確性、科學性都必將產生積極的促進作用。
五、在辦公自動化實施過程中的幾點認識
在全局辦公自動化實施過程中，全局上下對如何搞好辦公自動化進行了許多有益的探索和實踐，形成了一些共識。
1、首先要堅持效益原則
根據大慶石油管理局二級單位比較分散，應用人員水平參差不齊，重視程度不同，決定基于www技術開發網上辦公自動化軟件（OoN），該軟件基于Brower/Server模式，真正實現了辦公系統零客戶端的愿望，聯網用戶只要正常配備有瀏覽器即可登錄使用該系統，無需再安裝任何附加軟件，業務人員易學易用。這樣節省了大量購買軟件的費用，節約了資金，同時減少了客戶端安裝、調試、維護、培訓時間，提高了效益，因此得到業務人員的支持，使該系統得到迅速推廣應用。
2、重視與業務部門的結合，以具體業務人員為“主角”
辦公自動化系統應用的主體是行政人員，因此局辦公室一路的同志唱“主角“，領導親自督戰，適時地行政干預，保證了系統順利建成和正常運行。并做好協調和組織工作，利用各種方式宣傳辦公自動化系統運行后將給企業和單位帶來的效益，然后又通過行政命令方式下發文件對應用人員和設備做了規定，使之有據可依。
3、完善安全措施
組織各方面專家對網上辦公系統進行安全認定，不斷從技術上完善安全措施，根據在同一網段內無法同時出現兩臺IP地址相同的計算機及MAC號全世界唯一的事實，設計了基于IP驗證，MAC驗證和用戶口令驗證的嚴格的安全體系，并制定了詳細的安全制度，通過安全控制技術的實現和安全管理制度的制定建立了可靠的安全機制，來保證該系統的安全運行。
4、充分發揮好基層各單位信息中心的作用
在推廣局辦公自動化系統之前，首先對各單位的信息中心技術人員進行培訓，使之成為技術骨干，然后由他們去協助具體應用人員掌握這套系統，取得了事半功倍的效果。
文章版權歸西部工控xbgk所有，未經許可不得轉載。
服務咨詢